Effiziente Digitalisierung von Online-Lernveranstaltungen und Evaluationsprozessen an der Sächsischen Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e.V.

Veröffentlicht von Eva Hernschier, SupraTix GmbH (3 Monate, 2 Wochen her aktualisiert)

Die Sächsische Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie e.V. (S-VWA), eine unabhängige Bildungseinrichtung, bietet verschiedene berufsbegleitende Studiengänge und eine breite Palette von Weiterbildungsmöglichkeiten an. Eine Voraussetzung für verschiedene Förderungen, dieLernende  in Anspruch nehmen können, werden Abläufe und das Management jährlich einem Qualitätsaudit unterzogen (ISO 9001; AZAV, FIBAA-Zertifizierung für die Diplom-Studiengänge ). Dazu muss die Evaluation der Lehre nachgewiesen werden.

Ein Teil der Angebote der S-VWA erfolgt in Form von Online-Lernveranstaltungen. Hierbei waren bislang verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit beschäftigt, Meetingräume zu verwalten und Einladungslinks an Dozenten und Studierende zu versenden. Zusätzlich musste nach jeder Veranstaltung ein Evaluationsbogen verschickt und ausgewertet werden.
Dieser fehleranfällige Prozess verlief in verschiedenen Tools und erforderte erheblichen Zeitaufwand sowie Koordination.

Die S-VWA suchte nach einer Lösung, die es einem Mitarbeiter mit begrenzten IT-Kenntnissen ermöglichen würde, den gesamten Prozess in einem Tool zu verwalten.

 SupraTix digitalisierte den gesamten Ablauf mithilfe vorhandener Module und optimierte, automatisierte die Durchführung.

Ein Mitarbeitender plant in einem externen Software-System zur Veranstaltungsplanung alle Lehrveranstaltungen und exportiert die Excel-Datei mit allen relevanten Informationen zur Veranstaltung und den Terminen. Diese Datei wird über einen Shortcut in die Plattform importiert, woraufhin die folgenden Prozesse gestartet werden:

  1. Die Online-Schulungsräume für die Veranstaltung werden zeitlich geplant und eingerichtet.
  2. Für jede Veranstaltung wird ein Online-Evaluationsfragebogen nach einer Vorlage erstellt und nur zu bestimmten Zeiten, vor und nach der jeweiligen Veranstaltung, freigeschaltet.
  3. Dozenten und die Verantwortlichen erhalten automatisch per E-Mail Einladungslinks (verschiedene für Dozenten und Teilnehmer) sowie den Link zur Evaluation. Es ist sicher gestellt, dass nur Personen mit diesem Link Zugang zur Veranstaltung erhalten.
  4. Darüber hinaus können Aufzeichnungen von Online-Veranstaltung für eine bestimmte Zeit über diesen Link den Lernenden zur Verfügung gestellt werden.
  5. Die Evaluationsergebnisse können pro Veranstaltung eingesehen oder mithilfe eines Excel-Exports ausgewertet werden.

Die Lösung entspricht den Datenschutzrichtlinien (DSGVO), ist DSGVO-konform und wird in Deutschland gehostet. Als Ergebnis konnte der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert werden.

Module: Konferenz, Umfragen, Shortcuts, Creator (Bibliothek für Aufzeichnungen) StoreConnect

Eva Hernschier veröffentlicht für SupraTix GmbH

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